3 vinkkiä, joiden avulla voit kuulostaa ammattimaisemmalta työsähköpostissa

Nykyaikana työsi saattaa edellyttää sähköpostien lähettämistä työtovereille, pomoille, asiakkaille ja muille.

Sähköpostisi eivät ole yksinkertaisia ​​viestejä; se edustaa sitä, kuka olet ammattitaitoisena työntekijänä. Siksi haluat varmistaa, että jokainen lähettämäsi sähköposti on hyvin kirjoitettu ja helppolukuinen.

Jos yrityksesi käyttää tiettyä ohjelmaa – kuten esimerkiksi Microsoft Outlookia – kannattaa ehkä oppia hakemaan viestin muotoilu . Riippumatta viestien lähettämiseen käyttämästäsi alustasta, on olemassa useita tärkeitä vinkkejä, jotka sinun tulee ottaa huomioon ennen kuin napsautat sähköpostisi Lähetä.

Ammatillisella alalla toimiminen voi olla haastavaa kenelle tahansa, mutta ehkä etenkin mielenterveysongelmista tai muista mielenterveysongelmista kärsiville.

Onneksi verkossa on monia työkaluja, jotka auttavat hallitsemaan näitä stressitekijöitä, kehittämään hyviä selviytymismekanismeja ja jakamaan tunteitasi. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja ja artikkeleita, jotka voivat tarjota lisätietoa ja tarvittaessa saada hoitoa.

Oikoluku työsähköpostisi

Tärkein ja arvokkain käytettävissäsi oleva työkalu on oikoluku. Ennen kuin ajattelet sähköpostin lähettämistä, pohdi tärkeää kysymystä: onko sähköpostissasi kieliopillista ja loogista järkeä?

Tarkista mahdolliset kielioppivirheet käyttämällä sähköpostin valmiita oikeinkirjoituksen tarkistusta, jos sellainen on käytettävissä. Jos epäilet oikeinkirjoituksen tarkistusta, älä pelkää käyttää ulkopuolisia resursseja (kuten verkkosanakirjaa).

Muita huomioitavia kielioppivirheitä voivat olla:

• Väärä isojen kirjainten käyttö
• Väärä välimerkkien käyttö (pilkut, puolipisteet jne.)
• Sopimaton kirjoitustyyli ja sävy ammattikäyttöön
• Erityissubstantiivien virheellinen käyttö – tämä on erityisen tärkeää puhuttaessa muita ihmisiä; harvat asiat ovat kiusallisempia kuin jonkun (tai jonkin) tärkeän nimen kirjoittaminen väärin!

Kun sähköpostisi on valmis, lue se ääneen nähdäksesi, onko siinä järkeä. Joskus voit kertoa, onko lause 'pois päältä' yksinkertaisesti siitä, miten se kuulostaa.

Sieltä voit tehdä korjauksia varmistaaksesi, että sähköpostin kokonaiskulku on johdonmukaista.

Lopuksi, ja jos sinulla on aikaa, tallenna sähköposti luonnoksena ja poistu siitä. Voit myös pyytää välittömiä ystäviä tai perheenjäseniä lukemaan sähköpostisi nähdäkseen, huomaavatko he virheitä.

Hyvä nyrkkisääntö on painaa 'Lähetä' vain, kun olet varma, että olet oikolukenut ja miettinyt uudelleen kaiken viestissäsi parhaan kykysi mukaan.

Ole ytimekäs työsähköposteissa

Kaikilla yrityksessäsi on omat velvollisuutensa, joten on hyödyllistä kunnioittaa heidän aikaansa luomalla tiiviitä sähköposteja. Kun teet niistä lyhyitä, suloisia ja ytimekkäitä, saat selkeän vastauksen takaisin nopeasti ja voit jatkaa päivääsi.

Varmista ensin, että viestisi sisältävät lyhyitä, helposti ymmärrettäviä kappaleita. Itse asiassa jokaisen kappaleen ei tarvitse olla pidempi kuin kaksi virkettä.

Oletetaan, että sähköpostisi edellyttää useiden täyspitkien kappaleiden kirjoittamista. Siinä tapauksessa voit harkita henkilökohtaisen tapaamisen järjestämistä sen kanssa, jolle lähetät sähköpostia, jotta sekaannukset ja viestintähäiriöt vähenevät.

Varmista, että jokainen kappale sisältää vain olennaista tietoa. Niin houkuttelevaa kuin onkin sisällyttää pieniä yksityiskohtia, jotka voivat auttaa vastaanottajaa ymmärtämään viestisi, mutta leikkaamalla nämä lisäykset voit luoda lyhyen ja suoran sähköpostin.

Tämän tyyppiset viestit ovat usein paljon helpompia lukijan ymmärtää, ja vastaanottaja todennäköisesti kysyy selventäviä kysymyksiä vastauksena tarvittaessa.

Toinen hyödyllinen tapa käyttää tiivistä kieltä on varoa 'olla'-verbejä. Esimerkiksi jokin 'Haluan pystyä lähettämään raportin' voi lyhentyä muotoon 'Lähetän raportin'.

Tässä skenaariossa poistaisit 'olla'-verbin ja korvaat sen aktiivisella verbillä, joka eliminoi sanallisuuden.

Kirjoita kunnioittavalla sävyllä

Ennen kaikkea välitä viestisi kunnioittavasti.

Sähköpostissa esiintyvä aggressio voi tuntua ilkeältä, koska vastaanottaja ei puhu sinulle suoraan. Voit välttää tämän tahattoman sävyn, vaikka välität huonoja uutisia, tasapainottamalla negatiivisuutta positiivisuuteen.

Jos esimerkiksi haluat kritisoida työntekijän suoritusta, voit aloittaa lauseen sanomalla jotain positiivista ja lopettaa sen kritiikilläsi.

Lisäksi, Vältä sanan 'mutta' käyttöä . Se kumoaa lauseen ensimmäisen puoliskon, joten vaikka aloittaisit jollain positiivisella sanalla, sanan 'mutta' käyttö saattaa saada jonkun ajattelemaan, että olet epäluuloinen. Joten korvaa 'mutta' sanalla 'ja', jotta molemmat väitteet pysyvät totta.

Voit myös harkita lyhyen allekirjoituksen lisäämistä viestisi loppuun. Nämä allekirjoitukset voivat auttaa välittämään tärkeitä yhteystietoja ja henkilökohtaisia ​​tietoja vastaanottajallesi.

sammuta google doodle

Jos haluat, siirry sähköpostiasetuksiin ja määritä allekirjoitus, joka sisältää nimesi, puhelinnumerosi ja muut sivustot, joihin olet sidoksissa.

Jos yritykselläsi on logo, voit harkita visuaalin sisällyttämistä osaksi allekirjoitustasi. Tuloksena on sähköposti, joka kuulostaa ja näyttää ammattimaiselta ja joka säilyttää kunnioittavan sävyn.

Johtopäätös

Yksi tärkeä huomioitava seikka on kirjoittaa lyhyitä, ytimekkäitä ja virheettömiä viestejä parhaan kykysi mukaan, myös arkipäiväisissä sähköpostiviesteissä. Näin toimimalla osoitat pomollesi, että kunnioitat heitä, ja kerrot itsellesi, että olet todella se ammattilainen, jollaisena haluaisit muiden näkevän sinut.